KI-Richtlinie für Unternehmen
Eine KI-Richtlinie, die euer Team versteht und im Alltag anwendet.
In den meisten Unternehmen nutzen Mitarbeitende längst KI-Tools im Alltag – oft ohne dass irgendwo festgelegt ist, wer das entscheidet und welche Daten dabei hineinfließen dürfen. Wir bauen mit euch in drei Phasen ein Governance-System auf: erst klare Alltagsregeln, dann eine verbindliche, risikobasierte KI-Richtlinie, zuletzt die rollenbasierte Schulung. Damit erfüllt ihr die KI-Kompetenz-Pflicht aus Artikel 4 des AI Act nachvollziehbar.
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Ausgangslage
KI ist längst da – eine Antwort darauf oft nicht.
In den meisten Unternehmen laufen KI-Tools bereits im Alltag, oft ohne dass irgendwo festgelegt ist, wer das entscheidet und welche Daten dabei hineinfließen dürfen. Seit Februar 2025 gilt zudem für jeden, der KI einsetzt, die KI-Kompetenz-Pflicht aus Artikel 4 des AI Act – die Durchsetzung beginnt. Das ist der Anlass, nicht der eigentliche Grund: Der eigentliche Grund ist die Frage, wer bei euch heute wirklich entscheidet.
Daten landen dort, wo niemand hinschaut
Jemand aus dem Team gibt Kundendaten in ein öffentliches KI-Tool ein – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand eine klare Regel dafür aufgestellt hat.
Jeder nutzt etwas anderes
KI-Tools tauchen unkontrolliert in einzelnen Teams auf. Niemand hat den Überblick, welche Systeme im Einsatz sind und welche Daten dort verarbeitet werden.
Die Frage kommt von außen
Ein Auftraggeber fragt, wie ihr mit KI und seinen Daten umgeht, oder die Geschäftsführung wird „auf das mit dem AI Act“ angesprochen – ohne dass es eine belastbare Antwort gibt.
Niemand kann auf Anfrage zeigen, welche Regel gerade gilt
- Jeder Bereich entscheidet für sich, ob und wie ein KI-Tool genutzt wird
- Es ist nicht dokumentiert, wer bei einer neuen Anfrage Ja oder Nein sagt
- Die KI-Kompetenz-Pflicht aus Artikel 4 ist unbeachtet, seit sie in Kraft ist
Eine benannte Verantwortung entscheidet nach klaren Regeln
- Ein aktuelles Register zeigt, welche Tools mit welchen Daten genutzt werden
- Kritische Anwendungsfälle sind identifiziert und in einer Richtlinie geregelt
- Mitarbeitende sind geschult, die Artikel-4-Pflicht ist dokumentiert erfüllt
Die Lösung
Nach der ersten Phase handlungsfähig – die Feinarbeit kommt danach.
KI-Governance entsteht nicht durch ein einzelnes Dokument, sondern Schritt für Schritt: erst wirksame Regeln für den Alltag, dann eine belastbare, risikobasierte Richtlinie, zuletzt ein Team, das sie tatsächlich lebt.
Ein Governance-System, das schon nach der ersten Phase einsatzbereit ist.
Statt mit einer aufwendigen Analyse zu beginnen, die Monate dauert, bevor irgendetwas greift, steht schon am Ende der ersten Phase ein Grundsystem, mit dem gearbeitet werden kann. Die folgenden Phasen machen es präziser und verankern es im Alltag – nicht umgekehrt.
- Sofort nutzbare Regeln statt monatelanger Vorarbeit
- Jeder Schritt liefert ein eigenständig nutzbares Ergebnis
- Ihr entscheidet nach jeder Phase neu, ob es weitergeht
Klare Grundregeln heute sind mehr wert als die perfekte Richtlinie in sechs Monaten.
Die Regeln aus Phase 1 sind bewusst grob gehalten: Sie decken die alltäglichen Fälle ab, nicht jede Ausnahme. Erst wenn im Alltag klar ist, was erlaubt ist, lohnt sich die Feinarbeit an den wirklich kritischen Anwendungsfällen.
Ein Dokument ändert kein Verhalten – geschulte Mitarbeitende schon.
Eine Richtlinie, die niemand versteht, wird nicht befolgt. Erst eine rollenbasierte Schulung an euren eigenen Anwendungsfällen macht sie wirksam und erfüllt Artikel 4 nachvollziehbar – ein pauschales „Was ist ChatGPT?“ reicht dafür ausdrücklich nicht.
Das 3-Phasen-System
Drei abgeschlossene Phasen, jede mit einem eigenständigen Ergebnis.
Jede Phase ist einzeln kündbar und baut auf der vorherigen auf. In der Regel dauert eine Phase rund einen Monat – wo ihr schon vorgearbeitet habt, entsprechend weniger. Ob es weitergeht, entscheidet ihr an dem, was nach der abgeschlossenen Phase noch fehlt.
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Phase 1
Betriebsbereit
Ein laufendes Governance-Grundsystem: ein KI-Register, ein kurzes Alltags-Handout, ein einfacher Freigabeprozess für neue Tools und eine benannte Verantwortung. Was bei euch schon existiert – einzelne Regeln, eine Betriebsvereinbarung, eine Tool-Liste –, wird gesichtet und in dieses System überführt, statt daneben neu aufgebaut zu werden. Danach kann die dafür benannte Person im Unternehmen damit arbeiten.
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Phase 2
Abgesichert
Eine vollständige Risikoklassifizierung eurer KI-Anwendungsfälle und eine ausformulierte, verbindliche KI-Richtlinie – mit den strengsten Regeln genau dort, wo im Ernstfall der größte Schaden entstünde.
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Phase 3
Verankert
Rollenbasierte Schulung für euer Team an den eigenen Anwendungsfällen, Awareness-Material und ein begleiteter Rollout – damit das System gelebt wird und die Artikel-4-Pflicht dokumentiert erfüllt ist.
Fester Preis pro Phase, für alle drei Phasen gleich: Ihr wisst vor jeder Phase, was sie kostet. Wie hoch der Preis ausfällt, hängt von eurer Unternehmensgröße ab und davon, wie viele Bereiche mitentscheiden – Datenschutz, Betriebsrat oder einzelne Fachabteilungen bringen zusätzliche Abstimmung mit. Im Strategiegespräch ordnen wir ein, welche Phase der richtige Einstieg ist, was sie für euer Unternehmen kostet und wie viel Zeit sie bei euch realistisch braucht.
Strategiegespräch vereinbarenLeistungseinblick
Vier Bausteine, die über alle drei Phasen zusammenwirken.
Register, Regeln, Richtlinie und Schulung greifen ineinander, statt getrennte Projekte zu sein. Konzeption und Umsetzung liegen bei uns, gelebt wird das System von eurem Team.
Leistungsbereiche
Von der ersten Übersicht bis zur geschulten Organisation.
KI-Register & Tool-Überblick
Ihr seht auf einen Blick, welche KI-Tools bei euch im Einsatz sind, wer sie nutzt und welche Daten hineinfließen – die Grundlage für jede weitere Entscheidung.
Alltagstaugliche Regeln
Ein kurzes Handout und ein einfacher Freigabeprozess geben jedem Mitarbeitenden ab dem ersten Tag eine klare Antwort, statt Unsicherheit im Alltag.
Risikobasierte KI-Richtlinie
Kritische Anwendungsfälle sind identifiziert und mit den strengsten Regeln belegt – unkritische bleiben pragmatisch, statt überall gleich streng behandelt zu werden.
Rollenbasierte Schulung
Euer Team lernt an den eigenen Anwendungsfällen, wo KI verlässlich ist und wo sie halluziniert – und erfüllt damit nachvollziehbar die KI-Kompetenz-Pflicht aus Artikel 4.
Ergebnis & Übergabe
Was nach den drei Phasen bei euch steht.
- KI-Register
- Eine vollständige Übersicht aller eingesetzten Tools, Nutzer und Datenklassen.
- KI-Richtlinie
- Eine ausformulierte, verbindliche Richtlinie, die auch einer Prüfung standhält.
- Geschultes Team
- Rollenbasiert geschulte Mitarbeitende, die die Richtlinie im Alltag tatsächlich anwenden.
- Artikel 4
- Dokumentiert erfüllte KI-Kompetenz-Pflicht – nachvollziehbar, nicht nur behauptet.
FAQ
Was ihr vor dem Einstieg wissen solltet.
Für wen ist eine KI-Richtlinie für Unternehmen geeignet?
Für Unternehmen, in denen KI-Tools bereits im Alltag genutzt werden – ob mit oder ohne offizielle Freigabe – und die eine belastbare, dokumentierte Antwort auf die Frage brauchen, wer das kontrolliert. Technisches Vorwissen zum AI Act ist dafür nicht nötig.
Macht mich das AI-Act-konform?
Wir liefern die Bausteine, die dafür nötig sind: ein vollständiges KI-Register, eine risikobasierte Richtlinie und die dokumentierte Schulung nach Artikel 4. Was wir nicht leisten, ist Rechtsberatung – und eine pauschale Garantie für die Konformität mit sämtlichen Pflichten des AI Act kann euch niemand geben, weil dafür zu viel an eurem konkreten Einsatzszenario hängt.
Was schreibt Artikel 4 eigentlich konkret vor?
Seit dem 2. Februar 2025 gilt: Wer KI-Systeme einsetzt oder anbietet, muss sicherstellen, dass die eigenen Mitarbeitenden ausreichende KI-Kompetenz haben – unabhängig davon, wie riskant die eingesetzte KI eingestuft ist. Wer intern zum Beispiel ChatGPT oder Copilot nutzt, ist damit bereits verpflichtet. Die Durchsetzung durch die zuständigen Marktaufsichtsbehörden beginnt ab August 2026.
Drohen uns Bußgelder, wenn wir das nicht umsetzen?
Für Artikel 4 selbst gibt es nach aktuellem Stand keinen eigenen Bußgeldtatbestand – anders als für die Hochrisiko-Pflichten des AI Act. Der eigentliche Grund, jetzt zu handeln, ist deshalb keine drohende Strafzahlung, sondern die Frage, wer bei euch heute tatsächlich entscheidet, was mit welchen Daten in welchem KI-Tool passiert.
Warum drei Phasen statt eines Gesamtprojekts?
Jede Phase liefert ein eigenständig nutzbares Ergebnis. Ihr entscheidet nach jeder Phase neu, ob es weitergeht – keine Vorabbindung an ein Projekt, dessen Nutzen ihr erst am Ende seht.
Können wir nach Phase 1 aufhören?
Ja. Jede Phase ist einzeln kündbar. Phase 1 liefert bewusst schon ein eigenständiges Ergebnis – pragmatische Regeln, mit denen sofort gearbeitet werden kann, auch wenn ihr es dabei belasst.
Wie viel Zeit kostet uns das intern?
Konzeption und Ausarbeitung liegen bei uns. Von euch brauchen wir pro Phase vor allem Auskunft und Entscheidungen: welche Tools im Einsatz sind, wer sie nutzt, welche Daten hineinfließen – und am Ende jemanden, der das Ergebnis freigibt. Den größten Zeitanteil auf eurer Seite hat Phase 3, weil dort eure Mitarbeitenden an der Schulung teilnehmen.
Was, wenn wir schon eigene KI-Regeln haben?
Dann beginnt Phase 1 damit, das Vorhandene zu konsolidieren: Wir sichten eure Regeln und Dokumente und überführen sie in Register, Handout und Freigabeprozess, damit alles Weitere darauf aufbaut. Je mehr belastbar vorliegt, desto kürzer fällt die Phase aus – im Strategiegespräch grenzen wir sie zeitlich ein.
Strategiegespräch in 20 Minuten
Strategiegespräch zur KI-Richtlinie
Erzähl uns kurz, wie KI-Tools bei euch heute genutzt werden und was der Anlass für eure Anfrage ist. Wir melden uns persönlich zur Terminabstimmung und ordnen ein, welche Phase der richtige Einstieg ist.