Managed Paperless-ngx
Weg von der Ordner-Ablage. Hin zu einem durchsuchbaren, automatisierten Dokumentenarchiv.
Rechnungen, Verträge und Belege liegen heute oft verstreut in Ordnern, E-Mail-Postfächern oder auf Papier – jede Suche kostet Arbeitszeit, die nicht ins Geschäft fließt. Wir richten Paperless-ngx als zentrales Dokumentenarchiv mit Volltextsuche und automatisierter Einordnung ein und betreiben es zuverlässig in deutschen Rechenzentren.
20 Minuten · unverbindlich · mit einer Einschätzung zu eurer Situation
Ausgangslage
Was eine Ordner-Ablage dein Team jeden Tag kostet.
Die einzelne Rechnung oder der einzelne Vertrag ist selten das Problem. Teuer wird es, wenn jede Suche minutenlang dauert, jede Ablage anders benannt wird und niemand mehr sicher weiß, ob eine Version die aktuelle ist.
Suche kostet Arbeitszeit
Dokumente liegen verstreut in Ordnern, E-Mail-Postfächern oder auf Papier – jedes Wiederfinden kostet Zeit, die nicht ins Geschäft fließt.
Ablage hängt an Einzelnen
Wie und wo ein Dokument abgelegt wird, entscheidet jede Person für sich – ein einheitliches System fehlt.
Nachvollziehbarkeit fehlt
Ob und wann ein Dokument verändert wurde, lässt sich in einer Ordnerstruktur kaum belegen.
Dokumente sind verstreut und schwer zu finden
- Ordner, E-Mail-Postfächer und Papierablagen laufen nebeneinander her
- Einordnung und Benennung hängen von einzelnen Personen ab
- Änderungen und Zugriffe sind kaum nachvollziehbar dokumentiert
Ein Archiv bündelt, durchsucht und ordnet automatisch
- Jedes Dokument ist per Volltext durchsuchbar – auch gescannte Belege
- Eingang, Tagging und Zuordnung laufen automatisiert
- Original, Änderungen und Zugriffe bleiben nachvollziehbar dokumentiert
Die Lösung
Ein durchsuchbares Archiv statt verstreuter Ordner.
Wir setzen nicht einfach ein weiteres Ablagesystem neben eure bestehende Landschaft. Jeder Baustein übernimmt eine eindeutige Aufgabe und wird an euren tatsächlichen Dokumentenprozessen ausgerichtet.
Paperless-ngx macht jedes Dokument durchsuchbar und ordnet es automatisch ein.
Eingehende Scans und E-Mail-Anhänge werden automatisch erfasst und per OCR in ein durchsuchbares Archiv-PDF überführt – das Original bleibt dabei unverändert erhalten. Anhand bisheriger Dokumente schlägt Paperless-ngx Tags, Korrespondent und Dokumenttyp vor, statt jede Ablage von Hand zu sortieren.
- ein durchsuchbares Archiv statt verstreuter Ordner
- automatischer Eingang aus Scan-Ordner und E-Mail-Postfach
- automatisierte Einordnung nach Tags, Korrespondent und Typ
Automatisierung endet nicht beim Ablegen.
Workflows lösen bei jedem neuen Dokument definierte Aktionen aus, von der Zuweisung bis zum Webhook. Über die REST-API lässt sich Paperless-ngx zusätzlich an bestehende Systeme anbinden; mit n8n verbinden wir wiederkehrende Abläufe, die über die Ablage hinausgehen.
Dein Team nutzt Paperless-ngx. Wir halten es zuverlässig am Laufen.
Wir übernehmen Konfiguration, Updates, Monitoring und Backup in deutschen Rechenzentren – mit fester Ansprechperson und einem SLA passend zum Bedarf.
Unser Vorgehen
Vom Ordner-Wirrwarr zu einem realistischen Einstieg.
Das kostenfreie Strategiegespräch klärt zuerst, welche Dokumente und Abläufe für euch wirklich wichtig sind. Erst danach sprechen wir über Einrichtung und Betrieb.
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01
Dokumentenwege verstehen
Wir identifizieren, wie Dokumente heute ins Unternehmen kommen – per Post, Scan oder E-Mail – und wo Suche und Ablage die meiste Zeit kosten.
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02
Struktur, Tags und Automatisierung festlegen
Wir legen fest, welche Dokumenttypen, Korrespondenten und Workflows euren Ablauf abbilden und wer welche Rechte braucht.
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03
Einführen und verlässlich betreiben
Wir richten Paperless-ngx ein, übernehmen vorhandene Dokumente, begleiten das Team und den vereinbarten technischen Betrieb.
Dein Ergebnis: eine erste fachliche Einordnung eurer Dokumentenprozesse und Automatisierungsmöglichkeiten – ohne Paketverkauf im Blindflug.
Strategiegespräch vereinbarenProdukteinblick
Ein Archiv, das Team und Fachbereiche gleichermaßen verstehen.
Paperless-ngx verbindet vertraute Dokumente mit zentral steuerbaren Abläufen. Konzeption, Konfiguration und technischer Betrieb liegen bei uns.
Werkzeuge für das Zielbild
Die Funktionen folgen eurem Dokumentenprozess – nicht umgekehrt.
OCR-Volltextsuche
Auch gescannte Rechnungen oder Belege werden inhaltlich durchsuchbar – ein Dokument ist in Sekunden gefunden, statt in Ordnern gesucht zu werden.
Automatische Einordnung
Tags, Korrespondent und Dokumenttyp werden anhand bisheriger Dokumente vorgeschlagen, damit die Ablagestruktur nicht von Einzelnen abhängt.
Automatischer Dokumenteneingang
Scans und E-Mail-Anhänge werden automatisch erfasst und eingeordnet, ohne dass jemand Dokumente manuell abtippen oder ablegen muss.
Workflows, API & Webhooks
Wiederkehrende Aktionen wie Zuweisung oder Benachrichtigung laufen über Workflows automatisiert; die REST-API verbindet Paperless-ngx zusätzlich mit bestehender Software.
Betrieb & Sicherheit
Ein Archiv, das im Alltag verlässlich bleibt.
- Datenhaltung
- Betrieb ausschließlich in eigener, kontrollierter Infrastruktur in deutschen Rechenzentren statt auf einem geteilten oder fremden Server.
- Zugriffskontrolle
- Nutzer, Gruppen und dokumentbezogene Berechtigungen sorgen dafür, dass jede Abteilung nur sieht, was für sie bestimmt ist.
- Original & Integrität
- Das eingehende Originaldokument bleibt unverändert erhalten; Prüfsummen stellen sicher, dass Veränderungen auffallen.
- Nachvollziehbarkeit
- Änderungen an Dokumenten werden protokolliert und bleiben damit auditierbar dokumentiert.
FAQ
Was du vor dem Einstieg wissen solltest.
Gibt es keine offizielle Paperless-ngx Cloud?
Nein. Paperless-ngx ist bewusst als reine Selbsthosting-Lösung konzipiert, es gibt keinen offiziellen Cloud-Dienst des Projekts. Genau diese Lücke füllt Managed Paperless-ngx: Wir übernehmen Einrichtung und Betrieb, ohne dass ihr eigene Infrastruktur pflegen müsst.
Werden vorhandene Dokumente aus Ordnern oder einem anderen System übernommen?
Ja. Bestehende Dateien, gescannte Archive und Dokumente aus einem anderen Ablagesystem lassen sich im Rahmen der Einrichtung importieren und per OCR nachträglich durchsuchbar machen.
Müssen wir die komplette Ablage auf einmal umstellen?
Nein. Ein einzelner Dokumenttyp oder ein klar abgegrenzter Bereich, etwa Eingangsrechnungen, ist oft der bessere Start. Weitere Kategorien, Tags und Workflows ergänzen wir schrittweise.
Ersetzt Paperless-ngx eine rechtssichere, GoBD-konforme Archivierung?
Paperless-ngx unterstützt Nachvollziehbarkeit durch unveränderte Originale, Prüfsummen und ein Änderungsprotokoll. Ob damit alle Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung erfüllt sind, hängt von eurem Einsatzfall und ergänzenden organisatorischen Maßnahmen ab – das prüfen wir gemeinsam im Strategiegespräch.
Was kostet eine Managed Paperless-ngx Instanz für unser Unternehmen?
Das hängt von Dokumentenvolumen, Nutzeranzahl und Automatisierungsbedarf ab. Wir ermitteln das gemeinsam im kostenfreien Strategiegespräch und nennen dir ein passendes Angebot.
Strategiegespräch in 20 Minuten
Strategiegespräch zu Paperless-ngx
Erzähl uns kurz, wo eure Dokumentenablage heute am meisten Zeit kostet. Wir melden uns persönlich zur Terminabstimmung und prüfen mit dir, ob Paperless-ngx der richtige Baustein ist.