Workflows & Digitalisierung
Von unklaren Abläufen zu automatisierten, dokumentierten Workflows.
Bevor ein Ablauf automatisiert werden kann, muss er verstanden sein. Wir nehmen eure Prozesse auf, priorisieren nach Aufwand und Nutzen und setzen um – mit n8n und, wo nötig, eigener Entwicklung.
20 Minuten · unverbindlich · mit einer Einschätzung zu eurer Situation
Ausgangslage
Abläufe, die nur eine Person wirklich kennt, sind ein stilles Risiko.
Bevor ein Ablauf automatisiert werden kann, muss er verstanden sein. In vielen Unternehmen existiert genau dieses Verständnis nirgendwo dokumentiert – nur im Kopf einzelner Mitarbeitender, die den Prozess seit Jahren „einfach machen“.
Wissen ist personengebunden
Nur wenige Mitarbeitende kennen den vollständigen Ablauf – bei Ausfall oder Wechsel gerät der Prozess ins Stocken.
Priorität ist unklar
Es gibt eine vage Ahnung, dass zu viel manuell läuft, aber keine belastbare Liste, wo sich Automatisierung wirklich lohnt.
Insellösungen statt Struktur
Einzelne Teams basteln eigene Automatisierungen ohne Dokumentation, Abstimmung oder zentrale Verantwortung.
Abläufe sind unklar und personengebunden
- Prozesswissen steckt in einzelnen Köpfen
- Keine belastbare Priorisierung möglich
- Automatisierungsversuche bleiben Einzelinitiative
Abläufe sind dokumentiert und priorisiert
- Prozesse sind nachvollziehbar festgehalten
- Eine klare Roadmap zeigt, was sich zuerst lohnt
- Umsetzung erfolgt strukturiert statt zufällig
Beispiele aus der Praxis
Was in der Praxis automatisiert wird.
Drei typische Abläufe, wie sie in vielen Unternehmen vorkommen. Welcher davon bei euch am meisten bringt, klären wir in der Prozessaufnahme.
Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung
Eingehende Rechnungen aus Paperless-ngx werden ausgelesen und strukturiert an die Buchhaltung übergeben, statt Positionen von Hand abzutippen.
Eine Anfrage stößt automatisch die nächsten Schritte an
Ein neues Ticket in Zammad legt automatisch einen Datensatz in SeaTable an und informiert das zuständige Team im passenden Mattermost-Kanal – statt drei getrennter manueller Übergaben.
Ein- und Austritt ohne manuelle Einzelschritte
Ändert sich der Status einer Person im Personalsystem, richtet ein Workflow automatisch die nötigen Zugänge ein oder sperrt sie beim Austritt – statt dass die IT jeden Schritt einzeln nachvollzieht.
Die Lösung
Wir machen eure Abläufe sichtbar – und digitalisieren, was sich lohnt.
Workflows & Digitalisierung ist keine reine Beratungsfolie. Am Ende steht eine dokumentierte, priorisierte Grundlage und, wo sinnvoll, ein bereits umgesetzter erster Workflow.
Prozessaufnahme macht personengebundenes Wissen greifbar.
Wir nehmen bestehende Abläufe strukturiert auf, dokumentieren sie nachvollziehbar und ordnen sie nach tatsächlichem Aufwand und Nutzen – unabhängig davon, wer sie heute im Kopf hat.
- dokumentierte statt personengebundene Abläufe
- belastbare Priorisierung statt Bauchgefühl
- Grundlage für Automatisierung und Nachweis zugleich
Nicht jeder Ablauf lohnt sich sofort.
Wir priorisieren nach Aufwand und Nutzen und schlagen einen überschaubaren, wirkungsvollen Einstieg vor – statt alles gleichzeitig anzugehen.
Wo sinnvoll, setzen wir direkt um.
Priorisierte Abläufe werden mit n8n-Integrationen automatisiert; reichen Standard-Integrationen nicht aus, ergänzen wir eigene Entwicklung passend zum Ablauf.
Unser Vorgehen
Von unklaren Abläufen zu einer belastbaren Priorisierung.
Das kostenfreie Strategiegespräch klärt zuerst, welcher Ablauf am wenigsten dokumentiert und am stärksten personengebunden ist. Erst danach sprechen wir über Umfang und Umsetzung.
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01
Abläufe aufnehmen und dokumentieren
Wir nehmen bestehende Prozesse in kurzen, gezielten Gesprächen mit den beteiligten Personen auf und halten sie nachvollziehbar fest.
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02
Automatisierungspotenzial priorisieren
Wir ordnen die aufgenommenen Abläufe nach Aufwand und Nutzen und schlagen einen überschaubaren Einstieg vor.
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03
Umsetzen – mit n8n oder eigener Entwicklung
Wir setzen priorisierte Abläufe technisch um und übergeben sie bei Bedarf in einen laufenden Managed Betrieb.
Dein Ergebnis: eine dokumentierte, priorisierte Grundlage für Digitalisierung – ohne Paketverkauf im Blindflug.
Strategiegespräch vereinbarenLeistungseinblick
Analyse und Entwicklung aus einer Hand.
Prozessaufnahme, Priorisierung und technische Umsetzung greifen ineinander, statt getrennte Projekte zu sein. Konzeption und Ausführung liegen bei uns.
Leistungsbereiche
Die Analyse folgt eurem Ablauf – nicht einer Standard-Checkliste.
Prozessaufnahme und Interviews
Strukturierte Gespräche mit den Personen, die den Ablauf heute tatsächlich ausführen.
Priorisierung nach Aufwand und Nutzen
Eine nachvollziehbare Roadmap zeigt, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Umsetzung mit n8n-Integrationen
Priorisierte Abläufe werden mit vorhandenen Integrationen automatisiert umgesetzt.
Eigene Entwicklung, wo nötig
Reicht eine Standard-Integration nicht aus, ergänzen wir passgenaue eigene Entwicklung.
Ergebnis & Übergabe
Was am Ende der Transformation steht.
- Dokumentation
- Aufgenommene Abläufe sind nachvollziehbar festgehalten – unabhängig von einzelnen Personen.
- Roadmap
- Eine priorisierte Liste zeigt, welche Automatisierung als Nächstes sinnvoll ist.
- Erster Workflow
- Wo vereinbart, ist der priorisierte Pilot bereits technisch umgesetzt.
- Übergabe in den Betrieb
- Automatisierte Abläufe lassen sich nahtlos in einen laufenden Managed Betrieb überführen.
FAQ
Was du vor dem Einstieg wissen solltest.
Brauchen wir schon eine konkrete Automatisierungsidee?
Nein. Genau dafür ist Workflows & Digitalisierung gedacht. Wer bereits weiß, welcher Ablauf automatisiert werden soll, kann auch direkt bei Managed n8n einsteigen.
Wie läuft eine Prozessaufnahme konkret ab?
Wir führen kurze, gezielte Gespräche mit den Personen, die den Ablauf heute tatsächlich ausführen, und halten den Prozess strukturiert fest – ohne euren Arbeitsalltag großflächig zu unterbrechen.
Was passiert mit den Ergebnissen der Analyse?
Ihr erhaltet eine dokumentierte, priorisierte Übersicht eurer Abläufe. Sie bleibt euer Eigentum, unabhängig davon, ob ihr die Umsetzung anschließend bei uns beauftragt.
Müssen wir anschließend Managed n8n bei euch buchen?
Nein. Priorisierung und Dokumentation sind eigenständig nutzbar. In der Praxis mündet die Umsetzung häufig in einer von uns betriebenen n8n-Instanz, das ist aber kein Zwang.
Was kostet Workflows & Digitalisierung?
Das hängt von Anzahl und Komplexität der betrachteten Abläufe ab. Wir klären den passenden Umfang gemeinsam im kostenfreien Strategiegespräch.
Strategiegespräch in 20 Minuten
Strategiegespräch zu Workflows & Digitalisierung
Erzähl uns kurz, welcher Ablauf bei euch am wenigsten dokumentiert ist. Wir melden uns persönlich zur Terminabstimmung und klären mit dir den passenden Analyseumfang.